Servicekosten in een huurcontract, meer kosten dan service?

09-04-2014 11:31

Servicekosten zijn de ‘blinde component’ in elke huurovereenkomst. Het is een voorschot waarvan achteraf moet blijken of het juist is. Hoe voorkom je dat je onverwachts met hoge kosten wordt geconfronteerd?

Omdat servicekosten gemiddeld 20 tot 35 procent van de totale huisvestingslasten uitmaken, kunnen kleine afwijkingen al tot relatief grote verschillen leiden. Zeker als er achteraf over meerdere jaren afgerekend moet worden. In de afgelopen jaren werd een groot aantal huurders ineens geconfronteerd met onverklaarbaar snel stijgende voorschotberekeningen of erger, met aanzienlijke naheffingen over eerdere jaren. De frustraties lopen daarbij regelmatig hoog op.

Ook wordt duidelijk dat er in veel onduidelijkheid bestaat over wat servicekosten precies zijn. Er bestaat in ons land geen wet- of regelgeving waaraan vastgoedeigenaren en beheerders van commercieel onroerend goed zich dienen te houden. Hierdoor zijn de afspraken over servicekosten in de huurovereenkomst leidend, met alle vervelende gevolgen van dien.

ONDERHANDELINGEN
Bij nieuwe huurcontracten of contractonderhandelingen hebben huurders de mogelijkheid om de servicekostenproblematiek te tackelen en bij iedere afrekening die jaarlijks aan huurders wordt voorgelegd.
De (voorschot)kosten voor de leveringen en diensten staan meestal in (artikel 4) van de standaard huurovereenkomst, zonder dat het servicekostenbedrag gespecificeerd wordt.
De aard van de leveringen en diensten worden meestal in (artikel 5) van de standaard huurovereenkomst opgesomd.
De precieze regelingen voor de servicekosten staan in de Algemene Bepalingen van de huurovereenkomst.
Niet minder dan 80% van de Nederlandse huurcontracten van commercieel vastgoed heeft Algemene Bepalingen die zijn opgesteld volgens het ROZ-model. ROZ staat voor Raad Onroerende Zaken, de belangenvereniging van de bedrijfstak onroerend goed. Alle professionele vastgoedpartijen zijn in de ROZ vertegenwoordigd, behalve de huurder.

VOORDEEL VERHUURDER
Het zal je dus niet verbazen dat Algemene Bepalingen zeer in het voordeel van de verhuurder zijn geschreven. Zo kan hij de kostenposten zelf bepalen, kan hij het voorschotbedrag tussentijds (en naar eigen inzicht) aanpassen en hoeft hij geen termijn in acht te nemen voor de jaarlijkse afrekening. De huurder mag de servicekostenbetaling niet opschorten als hij van mening is dat er geen fatsoenlijke diensten worden geleverd.

Alle lopende kosten mogen voor 100% aan de huurder worden doorberekend. Hierdoor bestaat er doorgaans geen enkele commerciële prikkel om efficiënt in te kopen of optimaal te organiseren. Soms is zelfs sprake van het tegendeel: de administratiekosten die een beheerder in rekening mag brengen zijn meestal 5% van de servicekosten. Dus: hoe hoger hoe beter.

TE HOGE SERVICEKOSTEN VOORKOMEN?
De kleine lettertjes van de huurovereenkomst en de algemene bepalingen zijn dus van groot belang voor de huurder. Probeer tijdens de (her)onderhandelingen de Algemene Bepalingen aan te passen, zodat de rechten en plichten van huurder en verhuurder evenwichtiger verdeeld worden.
Veel problemen kunnen worden voorkomen door duidelijke afspraken te maken met de eigenaar over de aard en omvang van de leveringen en diensten, voor ondertekening van een huurovereenkomst. Ook is het aan te raden om regelmatig met de eigenaar/ beheerder te overleggen over de servicekosten en de stand van zaken. En organiseer als je met meerdere huurders in een gebouw zit een huurdersoverleg.



Dit artikel is eerder gepubliceerd op MKB Servicedesk

Onaangename verrassing van verhuurder.

In december jl werden wij via een goede relatie benaderd door een huurder van een kantoorruimte in een verzamelgebouw in de Drentse hoofstad Assen. De eerste huurovereenkomst van de gehuurde ruimte kent een ingangsdatum van 1 juli 2010.
De huurder werd aan het eind van 2013 blij verrast door zijn verhuurder. Hij ontving van hem een servicekostenafrekening en wel over een periode van 3 jaren!! Huurder was niet alleen verrast over de periode van de afrekening, maar hij werd ook nog eens geconfronteerd met een onverwachte bijbetaling van de servicekosten. 

Bij het afsluiten van de huurovereenkomst in 2010 was een voorschot van € 20,- p/m2 voor servicekosten opgenomen. En u raadt het al, de servicekosten in de afgelopen 3 jaren zijn uitgekomen op een bedrag van maar liefst ca € 33,- p/m2. Je vraagt je dan wel af wat de rol van een makelaar hierin geweest. Deze moet toch bekend zijn met het feit, dat een bedrag van € 20,- p/m2 als voorschot niet realistisch is en ver achter ons ligt.
Het is toch ook zeer bijzonder dat huurder een afrekening over een periode van 3 jaren krijgt gepresenteerd, maar ook dat een inhoudelijke toelichting op deze te late afrekening in zijn geheel ontbreekt. Verhuurder heeft in de afgelopen jaren de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de service- en dienstverlening en de daarbij behorende kosten voor huurder ontnomen.
Verder is het opmerkelijk, dat huurder per 1 februari 2013 een nieuwe huurovereenkomst heeft getekend en dat verhuurder opnieuw is uitgegaan van een voorschot van € 20,- p/m2. Bij een tijdige, jaarlijkse en correcte afrekening van de servciekosten had verhuurder aan huurder kunnen en moeten aangeven, dat een verhoging van de servicekosten noodzakelijk is . Verhuurder heeft willens en wentens gebruik gemaakt van de ontwetendheid van huurder.
De afrekening servicekosten hebben wij inmiddels gecontroleerd en hebben hierover vele vragen gesteld. Zo hebben we vragen gesteld over de verrekening van elektriciteitsverbruik. Hoe wordt oa het elektriciteitsverbruik van airco-installaties van individuele huurders met deze huurders verrekend? Of betalen alle huurders hieraan mee? ---wordt vervolg ------

Nieuwe Warmtewet

Per 1 januari aanstaande wordt de nieuwe Warmtewet van kracht. Welke gevolgen heeft dit?

Op 1 januari aanstaande wordt de nieuwe Warmtewet inclusief Wijzigingswet van kracht. Deze wet beschermt alle aansluitingen met een maximale capaciteit van 100 kW tegen te hoge prijzen voor warmtelevering (stadsverwarming, blokverwarming en collectieve warmtepompen (warmte- en koudeopslag)). Hierbij informeren wij u over de belangrijkste wijzigingen.

Maximumprijs

Per 1 januari 2014 bestaat de prijs voor warmte uit een door de toezichthouder ACM vastgestelde maximumprijs opgebouwd uit een vastrecht in Euro’s en een variabel tarief in Euro per gigajoule. Deze wordt eind december door de ACM bekend gemaakt. Indien een leverancier alsnog een hogere prijs in rekening brengt voor de levering van warmte dan wordt deze van rechtswege gesteld op die maximumprijs.

Meten van energieverbruik

De nieuwe wet bepaalt dat bij de doorlevering van warmte, en de levering van warmte, aan een kleinverbruiker het volgende geregeld dient te worden:
Elk object moet bemeten worden. Hierbij heeft u de volgende opties:
Individuele warmtemeter (warmte wisselaar)
Individuele warmtekostenverdeler (tussenmeter)
Indien het plaatsen van warmtemeters of tussenmeters niet kostenefficient is, dan mag u voor alle verbruikers een inzichtelijke kostenverdeelsystematiek hanteren.
Verhuurder krijgt energieleveranciersrol!
Als gevolg van de nieuwe Warmtewet dient de verhuurder of wel de “leverancier” een individuele leveringsovereenkomst tot levering van warmte af te sluiten met de huurder van het betreffende object. Hierin moet onder andere vermeld worden wat de maximumprijs is en de compensatieregeling bij bijvoorbeeld storingen. Ook mag een afnemer niet zomaar afgesloten worden.
Financieel risico bij een grootverbruikaansluiting!
Indien uw (centrale) aansluiting als grootverbruiker wordt aangemerkt dan brengt dit een risico met zich mee. De Warmtewet is namelijk van toepassing op de kleinverbruikers, zijnde in dit geval elke individuele huurder. Zij worden (financieel) beschermd door deze wet. De verhuurder kan dan financieel nadelig uit zijn omdat hij als grootverbruiker meer moet betalen dan doorberekend mag worden aan de kleinverbruiker, de huurder.
Advies: onderzoek welke meteroplossing voor u het meest geschikt is, stel een leveringsovereenkomst op voor uw huurders, geef daarbij aandacht aan de inkoop van uw gas en/of warmte en monitor deze prijs ten opzichte van de mogelijk in rekening te brengen kosten aan uw huurders. 

De mensen van ServicekostenRE willen u graag adviseren.

Oracle vergeet de huur op te zeggen.

Onlangs werd er in het blad Quote vermeld dat de grote Amerikaanse software gigant bekend om zijn geavanceerde systemen , vergeten is zijn huurcontract is op te zeggen.Geen beste zaak met een geschatte schade van € 1,5 miljoen per jaar en dat misschien wel voor 5 a 10 jaar.

Stel je voor dat het uw bedrijf zal gebeuren,het zal waarschijnlijk een bedrijf al Oracle niet de kop kosten maar hoe is het in dit geval bij u ?

Zoals iedereen weet geldt in de wereld van vastgoed dat als je huurt dat contract = contract en dat is keurig vastgelegd in de standaard huurcontracten die zijn opgesteld door de Raad Onroerende Zaken.
Je komt bij het laten verlopen van het opzegtermijn daar niet meer onderuit en weg zijn je plannen om bv. te verhuizen of om je bedrijf te beëindigen.

De mensen van Servicekosten RE zullen altijd wanneer zij bij u de jaarlijkse servicekosten tegen het licht houden, om voor u te zien of deze juist en transparant zijn opgesteld, de huurcontracten meenemen in hun analyse. Daardoor snijdt het mes aan 2 kanten, een extra cheque of alle contracten in orde zijn en of er goed is afgerekend. Daarom wees verstandig en neem contact op met de kosten Servicekosten RE en laat u dit nooit overkomen zoals Oracle is gebeurd.

Of maak gebruik van de geheel gratis tool contractreminder en u vergeet nooit meer om actie te nemen want dat doet de contractreminder voor u.
En lees ook eens de blog :
Het huurcontract is het belangrijkste contract

Hoe spanningen kunnen oplopen als het om servicekosten gaat.

In Heidelberg liep een avondje praten over servicekosten uit op een bloedbad.

Een gepensioneerde man schoot eerst zijn 2 buren dood en daarna zichzelf.
Een afschuwelijk drama dat zelden is vertoond als het om servicekosten gaat. Alhoewel de spanningen vaak wel eens enorm kunnen oplopen als het over dit item gaat, Vaak legt men het niet goed uit of zijn de kosten niet transparant genoeg. Maar hoe je het ook went of keert dit mag natuurlijk nooit gebeuren.

Lees hoe een avondje praten over servicekosten zo uit de hand liep

Legionella in kantoren en winkelcentra

Onlangs werden we weer opgeschrikt van het bericht dat er in Europa zeker 753 hotels, campings en appartementen die tussen 1990 en 2011 kampten met periodieke, soms jaarlijkse besmettingen met legionella, een bacterie die de dodelijke veteranenziekte kan veroorzaken. Geen best bericht en het zal jou maar treffen.
Maar hoe zit het in onze kantoren en winkelcentra?

Ook leegstaande kantoren of gedeeltelijke leegstaande kantoren zijn een bron voor legionella bacteriën. Nieuwe gebruikers lopen het risico met de bacterie besmet te raken. In dat geval is de eigenaar van het kantoor wettelijk aansprakelijk. We merken soms dat vastgoedeigenaren nauwelijks maatregelen nemen om besmetting tegen te gaan.Nu kantoren massaal leeg staan vanwege de slechte economie, groeien de risico’s van legionella”.
“Veel van zulke gebouwen hebben bijvoorbeeld een doucheruimte voor het personeel, en als die na lange tijd weer wordt gebruikt, bestaat het risico besmet te raken met de bacterie.”

Maar ook bestaande gebruikers in een gedeeltelijk leegstaand kantoor of winkelcentrum kunnen worden getroffen door een legionella uitbraak. Leidingen worden soms niet meer gebruikt terwijl ze wel in verbinding staan met het waterleidingsysteem in het gebouw.
De eigenaar is in ieder geval aansprakelijk als het mis gaat en dat kan fiks in de papieren lopen.

Toch staat legionellapreventie op een laag pitje, vaak vanwege de slechte economie , en dat is eigenlijk onverantwoord. Immers de besmetting, die ook wel bekent staat als de veteranenziekte, vergt jaarlijks vele slachtoffers van lichte gevallen tot gevallen met een dodelijke afloop. Dus bekijk ook eens de situatie in uw pand en bekijk eens op uw afrekening servicekosten of daarin een post is opgenomen voor de controle op legionellabesmetting. Kijk ook eens of er rapportage of een ricicoanalyse is van de situatie in uw pand.
Immers een goed en gezond gebouw of winkelcentrum kan veel narigheid voorkomen.

Legionella bij honderden hotels en campings

Legionellose Wikipedia

Is je legionella beheersplan up to date ?

Legionella is een blijvende zorg voor een beheerders, eigenaren, facility mensen en gebruikers van gebouwen. Helaas is het probleem te ernstig om daar nalatig over te zijn. Het kan mensen ziek maken en in het ergste geval kan het mensenlevens kosten.

Waar moet je op letten en hoe krijg je dit in control .

In het beste geval maak je een afspraak met een bedrijf die goed is in de preventie van Legionella. Zij zullen een zogenaamde risico-inventarisatie voor je maken. In zo’n risico-inventarisatie staan alle punten waarop je dient te letten. Je krijgt ook een actueel beheersplan dat je moet volgen. En alle acties moeten worden bijgehouden in een logboek. Dat bijhouden in het logboek kan zelf een wettelijke verplichting zijn.

Al dat spoelen en bijhouden is mensenwerk en dient te worden opgevolgd. De risico’s zijn te groot om hier slordig mee om te gaan. Zaak is dit om in contracten vast te leggen die jaarlijks en tussentijds worden besproken. Om je nog een idee te geven wat te aandachtspunten kunnen zijn:

spoelacties op weinig gebruikte tappunten,
temperatuurmetingen,
monstername punten en
beheer en onderhoud van de installatie.

Dit is al veel en soms is er nog veel meer. Het is zaak om dit zorgvuldig bij te houden en op tijd je afspraken met een bedrijf te plannen. Als je zelf een herinnering zou krijgen ben je ook in de gelegenheid om concurrenten uit te nodigen voor een tegenofferte. Want legionella preventie kan duur zijn en je wilt toch ook de voordeligste prijs, ondanks het belang dat aan dit onderwerp vast zit. Het zou fijn zijn als je een herinnering krijgt wanneer je je beheersplan moet uit te voeren.

Wat zou het fijn zijn als je dit niet meer zou overkomen.